Quản lý nhân sự là công việc phức tạp, rất cần sự hỗ trợ của các phần mềm công nghệ. Tuy nhiên, để tìm được một phần mềm nhân sự phù hợp không hề đơn giản. Doanh nghiệp cần hiểu rõ được những chức năng cốt lõi mà phần mềm nhân sự cần có. Do đó, trong bài viết này, Halink Software sẽ chia sẻ đến bạn 5 chức năng cần có của một phần mềm nhân sự!
Phần mềm nhân sự là gì? Lợi ích khi sử dụng phần mềm nhân sự cho doanh nghiệp
Phần mềm nhân sự (HRM) là phần mềm được thiết kế để tự động hóa và hỗ trợ các công việc liên quan đến quản trị nhân sự. Ví dụ như hỗ trợ quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương, đánh giá hiệu quả,… Giúp thực hiện tất cả các công việc này một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả
- Lợi ích khi sử dụng phần mềm nhân sự cho doanh nghiệp:
- – Tự động và tối ưu hóa quy trình quản trị nhân sự cho doanh nghiệp. Giúp tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả quản lý
- – Tăng cường tính chính xác, minh bạch trong vấn đề quản lý nhân sự. Tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp.
- – Cơ sở dữ liệu để có thể đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác
- – Giảm thiểu rủi ro do sai sót trong xử lý dữ liệu, tránh đánh mất dữ liệu quan trọng
- – Giúp cấp quản lý có thể dễ dàng nắm bắt thông tin và điều chỉnh nguồn lực
- – Tăng cường tính bảo mật, bảo đảm an toàn dữ liệu. Tránh rò rỉ thông tin quan trọng
- – Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ hồ sơ giấy tờ, hạn chế lãng phí giấy mực
=> Tìm hiểu thêm: Có nên sử dụng phần mềm HRM trong doanh nghiệp?
5 chức năng cần có của một phần mềm nhân sự
1. Quản lý thông tin nhân sự
Bất cứ phần mềm nhân sự nào cũng cần có chức năng quản lý thông tin nhân sự. Đây là nơi tập trung, lưu giữ hồ sơ, thông tin của toàn bộ nhân sự.
Không chỉ đơn giản là lưu trữ, phần mềm nhân sự còn giúp phân tích, sắp xếp dữ liệu một cách khoa học. Điều này sẽ giúp cho sự tìm kiếm dễ dàng và cập nhật. Đồng thời, cũng thuận tiện hơn trong việc theo dõi và quản lý nhân sự.
2. Quản lý chấm công, tính lương
Chức năng chấm công hỗ trợ tự động hóa công việc chấm công hàng ngày. Chức năng này có thể kết hợp với những công cụ như: Máy chấm công bằng vân tay, thẻ từ, mobile app… Giúp theo dõi chính xác thời gian làm việc và ngày nghỉ, lý do nghỉ.
Dựa vào dữ liệu chấm công và quy chuẩn của doanh nghiệp. Phần mềm nhân sự có thể dễ dàng tính toán tiền lương, phụ cấp, thưởng phạt,… một cách nhanh chóng và chính xác. Tạo ra một bảng lương rõ ràng và minh bạch
3. Đánh giá hiệu suất nhân sự
Cho phép nhà quản trị thiết lập các tiêu chí, chỉ số đánh giá hiệu suất rõ ràng, cụ thể. Từ đó, thu thập đánh giá từ nhiều nguồn khác nhau để có thể đánh giá khách quan về hiệu suất làm việc của từng nhân viên. Lấy đó làm cơ sở để đưa ra chế độ thưởng – phạt công bằng, minh bạch
Ngoài ra, dữ liệu sẽ được thu thập và lưu trữ theo từng tuần/quý/tháng sẽ giúp có cái nhìn tổng quan để đánh giá nhân sự trong suốt quá trình làm việc. Từ đó có chế độ đào tạo, bố trí công việc một cách hợp lý
4. Quản lý tuyển dụng
Chức năng này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động tuyển dụng. Từ khâu đăng tuyển, phỏng vấn, theo dõi ứng viên và đưa ra quyết định cuối cùng. Tự động hóa các công việc thủ công như đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, lên lịch phỏng vấn.
Hỗ trợ đắc lực cho việc sàng lọc, tuyển chọn ứng viên phù hợp một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Lưu trữ dữ liệu để dễ dàng truy xuất và làm cơ sở cho việc lập kế hoạch tuyển dụng sau này.
5. Đào tạo và phát triển nhân sự
Chức năng đào tạo và phát triển cũng là một chức năng quan trọng trong việc quản lý nhân sự. Chức năng này giúp doanh nghiệp lên kế hoạch, tổ chức và quản lý các hoạt động đào tạo hiệu quả. Phần mềm sẽ hỗ trợ việc xây dựng lộ trình phát triển cho từng nhân viên, theo dõi tiến độ học tập và đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo.
Đây cũng có thể là nơi lưu trữ tài liệu chương trình đào tạo để nhân sự có thể dễ dàng truy cập học tập và phát triển năng lực.
Vừa rồi là 5 chức năng cơ bản mà một phần mềm nhân sự cần có. Ngoài ra, tùy vào nhu cầu và đặc thù của từng doanh nghiệp có thể tích hợp thêm nhiều chức năng tuyệt vời khác. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị thiết kế phần mềm có thể đáp ứng được các chức năng từ cơ bản đến phức tạp thì Halink Software sẽ là một ứng cử viên sáng giá. Với hơn 10 năm kinh nghiệm cùng đội ngũ chuyên gia trong lĩnh vực thiết kế phần mềm, Halink Software sẽ đem đến phần mềm nhân sự tối ưu về cả chất lượng và ngân sách. Liên hệ tổng đài miễn cước 1800 6319 để được tư vấn và hỗ trợ
