Để tiết kiệm chi phí, nhiều doanh nghiệp, chủ shop lựa chọn sử dụng các phần mềm không mất phí. Tuy nhiên, bên cạnh lợi ích trước mắt, phần mềm miễn phí cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro đáng lo ngại. Vậy nên, để tránh khỏi những rủi ro không đáng có, hãy là người dùng thông thái bằng cách nắm vững 5 lưu ý khi sử dụng các phần mềm miễn phí dưới đây
Những rủi ro có thể gặp phải khi sử dụng phần mềm miễn phí
Rủi ro về bảo mật, mất dữ liệu
Phần mềm miễn phí, đặc biệt là những phần mềm tải từ nguồn không uy tín thường có lỗ hổng bảo mật hoặc chứa virus, mã độc. Khi cài đặt, nó có thể xâm nhập vào hệ thống và làm mất những dữ liệu quan trọng
Thậm chí, hacker có thể lợi dụng điều này để đánh cắp thông tin hay kiểm soát hoạt động bạn. Điều này có thể gây tổn hại đến uy tín, hoạt động kinh doanh và lợi nhuận doanh nghiệp.
Rủi ro do vấn đề kỹ thuật
Nhiều phần mềm miễn phí được tung ra thị trường với mục đích dùng thử, trải nghiệm. Do đó, có thể có nhiều tính năng chưa được hoàn thiện. Điều này có thể dẫn đến những sai sót trong quá trình tính toán, hoạt động. Nếu người dùng chủ quan, không kiểm tra lại có thể gây thất thoát, thiệt hại cho doanh nghiệp
Bên cạnh đó, các phần mềm miễn phí cũng thường bị giới hạn về tính năng. Khó đáp ứng nhu cầu và không phù hợp với doanh nghiệp
Không được hỗ trợ khi xảy ra sự cố
Phần mềm miễn phí hoàn toàn thường không đi kèm với dịch vụ hỗ trợ. Do đó, khi gặp sự cố phần mềm, người dùng sẽ không biết phải xử lý như thế nào. Điều này sẽ gây khó khăn, bất cập trong quá trình sử dụng. Tệ hơn là gây đình trệ, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh
Rủi ro do phụ thuộc vào nhà phát triển
Nhà phát triển có thể ngừng hỗ trợ và phát triển phần mềm miễn phí bất cứ lúc nào. Nếu không có sự chuẩn bị, nó có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh. Bạn sẽ tìm kiếm giải pháp mới và xây dựng lại từ đầu. Việc mở rộng và nâng cấp cũng phụ thuộc hoàn toàn vào nhà phát triển.
Chi phí phát sinh, chi phí ẩn
Nhiều phần mềm chỉ miễn phí dùng thử hoặc miễn phí một vài chức năng nhất định. Do đó, nếu không tìm hiểu kỹ, người dùng sẽ phải tốn thêm nhiều chi phí để duy trì sử dụng. Thậm chí, chi phí này có thể nhiều hơn dự tính và khó kiểm soát.
Còn nếu không, bạn sẽ phải chuyển đổi sang phần mềm khác. Quá trình này thường sẽ khó khăn, phức tạp và tốn nhiều thời gian, công sức
5 lưu ý khi sử dụng các phần mềm miễn phí
Để tránh được những rủi ro không đáng có kể trên. Khi lựa chọn và sử dụng những phần mềm miễn phí, hãy lưu ý kỹ 5 điều dưới đây:
1. Chỉ tải và sử dụng phần mềm có nguồn gốc uy tín
Đối với phần mềm, nguồn gốc là cực kỳ quan trọng. Chỉ tải phần mềm từ trang web chính thức của nhà phát triển hoặc nguồn gốc uy tín. Tuyệt đối không nên tải phần mềm từ các đường link lạ mà người khác cung cấp. Đặc biệt, nói KHÔNG với những phần mềm crack nhé!
Ngoài ra, trước khi tải nên tham khảo các đánh giá, bình luận từ người dùng khác. Điều này có thể giúp bạn chọn lọc được những phần mềm miễn phí chất lượng.
2. Đọc kỹ điều khoản quyền riêng tư và bảo mật
Nhiều người thường xem nhẹ và bỏ qua bước này. Nghĩa là bạn đang vô tình cho phép phần mềm thu thập và sử dụng dữ liệu một cách tùy ý. Việc này có thể dẫn đến những hệ lụy về rò rỉ thông tin và bảo mật dữ liệu
Hãy đọc kỹ những điều khoản để biết phần mềm sẽ thu thập những thông tin gì và sử dụng chúng như thế nào. Đừng cài đặt nếu cảm thấy phần mềm thu thập dữ liệu quá mức và dùng không rõ mục đích. Không cung cấp quá nhiều thông tin cá nhân cho phần mềm nếu không cần thiết.
3. Tìm hiểu kỹ về các chi phí có thể phát sinh
Đừng để 2 chữ miễn phí trước mắt đánh lừa. Vì không phải phần mềm miễn phí nào cũng miễn phí toàn bộ. Một số phần mềm chỉ miễn phí dùng thử trong thời gian nhất định. Một số khác lại thường xuyên phát sinh chi phí ẩn như: Chi phí mở khóa chức năng, phí bảo trì, phí lưu trữ,…
Những chi phí này có thể nằm ngoài dự toán khiến cho bạn không thể kiểm soát. Do đó, hãy nắm rõ các loại chi phí có thể phát sinh trước khi tải nó về.
4. Thường xuyên kiểm tra và cập nhật
Để tránh sai sót và kịp thời xử lý sự cố, hãy thường xuyên kiểm tra phần mềm, đặc biệt là những phần mềm miễn phí. Đừng chủ quan và phụ thuộc quá vào phần mềm.
Kiểm tra và sao lưu dữ liệu định kỳ để phòng ngừa những rủi ro không đáng có. Đừng quên cập nhật phần mềm để cải thiện hiệu năng và khắc phục lỗi nhé!
5. Đừng chỉ nhìn vào chi phí
Cuối cùng, đừng để chi phí chi phối quyết định của bạn. Phần mềm miễn phí chỉ tốt khi nó phù hợp và đáp ứng được nhu cầu của bạn. Hãy cân nhắc đến cả chi phí vận hành và hiệu quả mà nó mang lại
Suy cho cùng, bạn sử dụng phần mềm để tối ưu hoạt động kinh doanh. Vậy nên nếu những phần mềm miễn phí không đáp ứng được nhu cầu, thậm chí tồn tại nhiều bất cập. Hãy cân nhắc đến những lợi ích lâu dài thay vì chỉ tập trung vào lợi ích trước mắt
Bạn có thể mạnh dạn sử dụng phần mềm trả phí hoặc thậm chí đầu tư thiết kế phần mềm cho riêng doanh nghiệp của bạn. Miễn là nó xứng đáng với hiệu quả mang lại và phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp
Halink Software – đơn vị thiết kế phần mềm theo yêu cầu
Nếu bạn cần thiết kế phần mềm theo yêu cầu với chi phí hợp lý? Halink Software sẽ đồng hành cùng bạn. Với kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực thiết kế phần mềm, Halink Software thấu hiểu những khó khăn và mong muốn của nhiều doanh nghiệp. Từ đó, đem đến những phần mềm chất lượng, dịch vụ uy tín, tận tâm với chi phí tối ưu nhất. Liên hệ 1800 6319 để được Halink Software tư vấn và báo giá nhé!
